월요일 아침, 캘린더를 연다. 이번 주 미팅이 10건이다. 제조업체 3곳, SaaS 스타트업 2곳, 유통사 3곳, 공공기관 2곳. 업종도 규모도 과제도 전부 다른 고객에게 각각 맞춤 제안서를 들고 가야 한다.
지난 제안서를 복사해서 회사명만 바꾸면 고객은 안다. “이거 다른 데 보낸 거 재탕이네.” 그렇다고 처음부터 열 건을 쓰자니 한 건당 30분, 합치면 5시간이 통째로 날아간다. 그 5시간이면 고객 두 곳을 더 만날 수 있었다.
채팅창에 매번 회사 소개부터 다시 치고 있다면
Claude에 “제안서 써줘”라고 입력해본 적이 있을 것이다. 결과는 나온다. 문제는 그다음이다.
고객이 바뀔 때마다 우리 회사가 뭘 하는 곳인지, 솔루션 핵심이 뭔지, 제안서를 어떤 톤으로 써야 하는지를 처음부터 다시 설명해야 한다. 대화창을 새로 열면 맥락이 리셋된다. 긴 프롬프트를 복사해서 붙여넣고 고객명만 바꾸는 루프가 시작된다. AI를 쓰는데 수작업 구조가 그대로인 셈이다.
한 번 세팅하면 반복이 사라지는 구조
매번 맥락이 날아가는 게 문제라면, 맥락을 고정해두면 된다. Claude에는 반복되는 정보를 프로젝트 단위로 묶어두는 기능이 있다. 프로젝트(Projects)를 만들고 지침과 참고 파일을 세팅해두면, 새 대화를 열어도 우리 회사 정보가 이미 깔려 있는 상태에서 출발한다.
세팅은 세 단계면 끝난다.
1단계. Claude에서 새 프로젝트를 만든다. 이름은 “B2B 제안서”처럼 용도가 바로 보이게 짓는다.
2단계. 프로젝트 지침(Custom Instructions)에 핵심 정보를 적는다. 우리 회사 한 줄 소개, 주력 솔루션 스펙, 제안서 기본 골격(도입→과제 진단→솔루션 매칭→다음 단계), 말투 가이드. A4 반 장이면 충분하다.
3단계. 자주 참조할 파일을 올린다. 솔루션 비교표, 도입 사례 요약, 산업별 레퍼런스 등. Claude가 제안서를 쓸 때 이 파일에서 근거를 가져온다.
이 작업은 처음 한 번이면 끝난다. 이후에는 프로젝트 안에서 새 대화를 열고, 고객 데이터만 넣으면 된다.
고객 데이터를 넣으면 맞춤 초안이 나오는 흐름
세팅이 끝난 프로젝트 안에서의 작업 흐름은 단순하다. CRM이나 미팅 메모에서 고객 정보를 가져와 붙여넣는다. 업종, 매출 규모, 현재 쓰는 솔루션, 최근 미팅에서 나온 핵심 과제. Claude가 이 데이터를 요약하고, 프로젝트 지침에 저장된 구조대로 맞춤 제안서 초안을 만든다.
아래 프롬프트를 프로젝트 안에서 그대로 붙여넣으면 작동한다. 고객 정보 부분만 실제 데이터로 교체하면 된다.
아래 고객 정보를 분석해서 두 가지를 만들어줘.
1. 고객 프로필 요약 (3줄)
- 이 고객의 업종 특성상 가장 큰 과제
- 우리 솔루션이 해결할 수 있는 핵심 접점
- 제안서에서 강조해야 할 포인트
2. 맞춤 제안서 초안 (A4 1장 분량)
- 도입: 고객의 현재 과제를 짚는 문장으로 시작
- 본문: 우리 솔루션이 이 과제를 어떻게 해결하는지 3가지
- 마무리: 다음 단계 제안 (미팅·데모·파일럿 중 적절한 것)
[고객 정보]
회사명: 한국정밀제조
업종: 자동차 부품 제조
매출: 연 800억 원
직원 수: 350명
현재 과제: 생산라인 불량률 감소, 실시간 품질 모니터링 체계 부재
기존 솔루션: 엑셀 기반 수기 품질 관리
미팅 메모: "데이터는 쌓이는데 활용을 못 하고 있다" — 품질팀장 발언
한 건당 5~10분이면 초안이 나온다. 내용을 확인하고 수정할 부분만 다듬으면 된다. 10건이면 1시간 안쪽. 나머지 시간은 고객을 한 곳 더 만나는 데 쓸 수 있다.
산업마다 톤이 달라야 고객이 “우리를 아는 곳”이라 느낀다
같은 솔루션이라도 제조업체에는 ROI 수치와 불량률 개선을, SaaS 기업에는 API 연동과 온보딩 속도를, 공공기관에는 보안 인증과 규정 준수를 앞에 놓아야 한다. 이 톤 차이가 “범용 제안서”와 “이 고객을 위해 쓴 제안서”를 가른다.
프로젝트 지침에 산업별 톤 규칙을 한 줄씩 넣어두면 Claude가 고객 업종을 보고 강조점을 조절한다. 아래 프롬프트로 세 고객의 제안서 도입부를 동시에 뽑아보면 차이가 선명하게 드러난다.
같은 솔루션을 아래 세 고객에게 각각 제안한다.
고객별로 강조점과 말투를 다르게 해서 제안서 도입부(3~4문장)를 써줘.
[고객 A — 제조업]
회사명: 대한기계
과제: 설비 가동률 저하, 예지정비 도입 검토 중
[고객 B — SaaS 스타트업]
회사명: 클라우드잇
과제: 기존 모니터링 툴과의 API 연동, 빠른 온보딩
[고객 C — 공공기관]
회사명: ○○시청 스마트도시과
과제: 행정안전부 보안 기준 충족, 기존 시스템과의 호환
톤 규칙:
- 제조업: 정량 지표(가동률·불량률·ROI)를 앞세운 실용적 어조
- SaaS: 기술 확장성과 개발자 경험 중심, 간결한 어조
- 공공기관: 규정 준수·보안 인증을 먼저 언급, 격식 있는 어조
Before — 제안서 1건당 30분. 10건이면 5시간. 업종 구분 없이 같은 템플릿에 회사명만 교체.
After — 프로젝트에 고객 데이터만 붙여넣으면 건당 5~10분에 맞춤 초안 완성. 제조업·SaaS·공공기관 톤이 자동으로 달라진다.
이 구조가 손에 익으면 제안서뿐 아니라 고객별 소개 메일, 견적 커버레터, 후속 미팅 안건까지 같은 프로젝트 안에서 뽑아낼 수 있다. 고객 맥락이 쌓일수록 결과물의 정밀도도 올라간다.
자주 묻는 질문
Q. Projects 기능은 무료 플랜에서도 쓸 수 있나요?
Projects는 Claude Pro 이상 유료 요금제에서 사용할 수 있다. 무료 플랜에서는 일반 대화만 가능하므로, 맥락 고정이 필요하다면 Pro 플랜 가입을 검토해야 한다. 정확한 요금은 Claude 공식 요금 페이지에서 확인할 수 있다. 우선 무료로 써보고 판단하고 싶다면 Claude 무료로 시작하기에서 가입하면 된다.
Q. 고객사 데이터를 Claude에 입력해도 보안상 괜찮은가요?
Claude는 사용자가 입력한 대화 내용을 모델 학습에 사용하지 않는 설정을 제공한다. 민감한 고객 정보를 다룬다면 Anthropic의 데이터 처리 정책을 확인하고, 사내 보안 기준과 대조하는 것이 좋다. 기업 단위 보안이 필요하면 Team 또는 Enterprise 플랜도 있다.
Q. 영업에 Claude를 처음 쓰는데 어디부터 시작하면 되나요?
이번 편에서 다룬 프로젝트 세팅부터 시작하면 된다. 프로젝트 지침에 회사 소개와 제안서 골격을 넣는 데 10분이면 충분하다. 그 다음 고객 한 곳의 데이터로 테스트 제안서를 뽑아보면 감이 잡힌다. 처음부터 완벽하게 쓸 필요 없이, 결과를 보면서 지침을 다듬어가면 된다.
제안서 세팅이 영업 속도를 바꾼다
맞춤 제안서의 핵심은 “매번 잘 쓰는 것”이 아니라, 잘 쓸 수 있는 구조를 한 번 만들어두는 것이다. 프로젝트 지침에 우리 회사 정보와 제안서 규칙을 넣어두면, 고객 데이터를 붙여넣는 순간 맞춤 초안이 나온다.
제안서를 보내고 나면 다음 관문이 온다. 미팅이 끝난 뒤 녹취를 정리하고, 액션 아이템을 뽑고, 후속 메일을 보내는 데 또 시간이 빠진다. 다음 편 미팅 끝나고 30분 안에 후속 처리 끝내기｜녹취 요약·액션 아이템·후속 메일에서 이 병목을 푸는 법을 다룬다.